行政工作统筹实战训练

课程背景：

想成为上司的得力助手，却不知如何才能做得优秀？看着上司每日繁忙，想辅助他做更多的工作，却不知如何下手？面对上司，却不知自己在他心目中的价值是多少？辅助上司的工作，很多时候不知道如何去行使“权力”？遇到跨部门的沟通、协调问题，总是困难重重？整天忙得晕头转向，却只有苦劳没有功劳，如何让行政管理工作更有效率？想快速提升行政管理能力，却苦于没有专项的培训课程？为此，我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程，通过两天的集中训练，全方位提升行政管理人员的认知水平和实操能力。

课程收益：

1.明确行政管理必须掌握的各项专业知识

2.提升公文写作方法与技巧

3.策划和组织大型会议与活动

4.更有效益地进行时间管理

5.了解不同风格的沟通方式，提升高效沟通技巧，提高关系协调能力

6.正确管理情绪与排解压力

课程对象：

机关、企事业单位，总经理秘书、助理、行政从业人员，以及所有需要提升行政办公技能的其他部门职员等

课程大纲：

第一讲：行政统筹管理的定位

一、什么是行政？

二、行政的5大职能

三、行政管理工作的特点 — 协与调的艺术

四、重新认识行政管理工作内容

五、基层、中层、高层行政管理工作的重点

第二讲：行政统筹综合管理

一、办公室管理制度的建立与推行

1.大型企业和中小型企业办公室管理制度的区别

2.如何制定具体的管理制度：5大要素

案例：《固定资产管理制度》

二、办公室环境管理

1.办公环境要素：绿化、空气、光线、安全、设备、声音、色调

2.5S管理

互动：现场5S管理

3.办公室布置原则：规范与美观的平衡

案例：《这样的办公室，能做得更好些吗？》

三、办公文档、办公设施与日常用品的管理

1.不同文档的具体管理方法：信件、文书、电子文档、名片等

2.办公设备和公共设施的日常管理

3.文具等办公用品的采购和预算

4.固定资产管理

四、后勤岗位员工管理

难有亮点却容易有纰漏的工作节点：前台、车辆、食堂、保安、清洁、医务、杂志

五、公共关系管理

1.如何与媒体共舞：自媒体、网络媒体下的新变化

2.如何与政府沟通：八项规定和六项禁令后

3.面对突发公关事件的软处理与硬处理

第三讲：企业实用公文写作

一、公文写作概述

1.公文的类别和行文关系

2.公文写作四大原则

3.公文写作六大步骤

1）制定行动目标：主动目标与被动目标

2）决定正式程度：公文正式程度由什么来体现？

3）设定总体风格：公文的游说矩阵

4）选择层次结构：连贯式、并列式、分析问题式等

5）列出大纲：提纲法和辐射法

6）撰写初稿

4.公文写作的规范：格式、时间、空间、职务、数字、层次及计量单位等

案例：《常见错误解析》

二、企业常用公文的写作

8类不同公文的性质和作用

1）通知：《国务院通知》

2）请示与报告：相同与不同之处

3）批复：具体的答复意见

4）函：邀请函、感谢函、复函等

5）会议纪要：详细与摘要式记录

6）工作总结：《外商协会工作总结》的巧妙之处

7）工作计划：目标的重要性

8）演讲稿：开头、主体和结尾

第四讲：有效的会议/活动管理

一、导致会议低效的原因

1.企业会议常见的问题：参而不议，议而不决，决而不行，行而无果

2.原因如下：认识不到，重视不够，准备不足，组织不好，技巧不佳，落实不力

二、高效会议前的准备工作

1.是否需要开会？

案例：生产车间着火了要开什么会？

2.准备工作的重要性

1）会议准备的5W1H

2）会议准备内容核对单

3）会场布置的准备

4）主持人的4个准备工作

三、成功会议中的五大策略

1.如何做开场白

情景模拟：主持人的开场白

2.如何分配发言时间

3.如何掌握议事进度

4.如何达成会议决策

1）彼德·德鲁克决策法

2）4种群体决策：权威、少数服从多数、共识、无异议

3）4种团队决策法

案例分析：《工艺重组的讨论会》

5.如何圆满结束会议

四、如何成为优秀的会议主持人

1.把控好会议的三个阶段

1）开始阶段 – 热身

2）进行阶段 – 热炒

3）收尾阶段 – 热心

2.如何应对会议中发生的意外

五、会议记录与会后跟进

1.会议记录者的功能和胜任条件

2.对会议记录的建议和归档

3.如何进行会后跟进

4.自我评定

5.如何提高下次会议质量

第五讲：时间管理与行政管理

测试：你对时间的掌控程度

一、如何理解时间？

二、时间的四大特性

三、4代时间管理理论

四、时间管理的本质是—自我管理！

五、时间杀手在哪里

案例：《任经理为什么时间不够用？》

六、时间管理的原则

1.帕累托原则（80.20法则）

2.优先矩阵原则

3.优先矩阵的陷阱与时间分配

七、行政管理中，对效益而言，效能、效率和勤恳哪个更重要？

1.关注效能，要事第一

2.关注效率，一次做对

3.关注勤恳，目标牵引

八、时间管理的具体实施

1.设定事项清单（设定目标）

2.排定优先顺序（来源于长期目标！）

3.时间安排（再次设定完成期限）

4.具体实施（提高效率）

5.效果检视（每晚回顾）

练习：下周的行政工作安排

第六讲：行政工作中的沟通技巧

一、DISC沟通风格及其优势和局限

诊断测试：我是哪种沟通风格？

1.DISC之D型：驾驭型/老虎型

2.DISC之I型：表达型/孔雀型

3.DISC之S型：亲和型/考拉型

4.DISC之C型：分析型/猫头鹰型

案例：《在期限内发送重要文件》

二、分析及总结四种风格沟通策略

小组讨论：如何与不同风格的人沟通

第七讲：情绪与压力管理

一、如何处理工作上的负面情绪

1.愤怒管理的秘诀

2.如何管理压力

二、遇到挫折，如何自我激励

1.如何建立乐观思维

情景练习：乐观三部曲

2.心情愉快的行政人员带来高效团队业绩

王老师

行政管理训练专家，福建省礼仪协会理事，DISC认证讲师/测评师，厦门人才中心特约讲师，厦门大学特聘讲师，中国女性形象工程特邀礼仪专家，厦门海峡导报《商务礼仪》专栏作者，16年知名跨国企业员工管理与培训经验，厦门大学外文系英语专业学士（能双语授课）。曾任柯达(中国) 行政主任、采购经理、内训讲师、总经理秘书，林德(中国) 总裁办公室主任等。