有效会议管理

有效会议管理

有效会议管理
张锡民 教授
　　　　
引子案例：联想会议制度的历史意义
引子问题：回答问题并讨论

一.有效开会的八原则
1.要准时出席并遵从会议规则
1）准时是高效率的表现
2）准时是诚信的象征
3）准时并遵从会议规则是对他人的尊重
4）准时并遵从会议规则是企业文化的体现
案例：西点军校的故事
案例：某知名公司的军训
5）常见会议规则
案例：某知名公司的培训会
2.主持人要控制会议的时间和气氛
1）主持人最好不是主要领导人
2）主持人必须牢记会议的时间范围（时间成本）
案例：开会的成本
3）主持人必须善于控制会议的方向和气氛
运用提问技巧
提问游戏：黑板猜字
3.很好地做准备工作，采纳建设性的意见
1）做好会议内容的预热，预先通知会议主题
案例：遵义会议
2）做好资料印制、文件分发
3）征求相关人员的良好建议并采纳
4.不能在会上固执己见，避免争吵
1）积极发表意见
2）积极反思观点的不同之处
3）参与表决
4）保留自我意见，尊重会议决议
案例：周恩来、陈云参加会议
案例：一位著名散文家的精彩描述
例：富兰克林的著名自述
小组讨论：你是否有爱争辩的毛病？以上案例受到什么启发？
5.决议要有成果
1）一定要形成会议决议
2）一般情况下，按多数人的意见作出决议
3）决议要当场确认
4）形成会议纪要
案例：某咨询公司开会
6.不要中途退席
1）中途退席的危害
2）封闭式会议
7.领导人立场中立，化解矛盾
1）领导人不首先发言或表态
2）领导人要带动讨论，激发创意
3）领导人要化解矛盾，不打击不同意见者
4）领导人要适时总结；
5）领导人要贯彻多数原则
案例：真理往往在少数人手里
案例：列宁的布尔什维克党
8.追踪会后各项决议的行动和结果
　
二.有效会议八戒条
1.不开没有明确议题的会；
2.不开有许多议题的会；
3.不开没有准备的会；
4.不开可开可不开的会；
5.不要无关的人参加；
6.不要作离题的发言；
7.不要作重复性的发言；
8.不要马拉松式会议--议而不决
　　
三.有效会议的三大阶段
一般会议阶段划分
（一）会议前―计划
特别应该注意以下六个方面---遵从5W1H原则：
会议日程安排
游戏：5W1H准备-每人写四张纸条
（二）会议中-开始、扩展、达成、总结
1.会议的开端
2.开场白
3.规范议程
4.议题的展开
5.扩展/回收
6.达成决议的标志
7. 如何达成决议
8.会议的总结
9.形成会议纪要
行动计划－目标计划单
（三）会议后―追踪
会议追踪主要有以下事项
结束语：我们的努力方向―桑塔纳和奔驰